هدف کلی شغل
رئیس دفتر مدیرعامل مسئولیت راهبری و مدیریت دفتر مدیرعامل، تسهیل جریان تصمیمگیری و اجرای مصوبات، و ایجاد هماهنگی مؤثر میان مدیرعامل، واحدهای ستادی و مجموعه شرکتهای زیرمجموعه هلدینگ داتوان را بر عهده دارد. این جایگاه بهعنوان حلقه اتصال میان مدیرعامل و سایر ذینفعان داخلی و بیرونی عمل کرده و مسئولیت کیفیت مکاتبات رسمی، پیگیری پروژههای راهبردی، و مدیریت حضور دیجیتال سازمان را نیز عهدهدار است.
شرح وظایف و مسئولیتها
هماهنگی اجرایی و مدیریت جلسات
◂ برنامهریزی، هماهنگی و مدیریت جلسات مدیرعامل با ذینفعان داخلی و بیرونی
◂ برنامهریزی صحیح و اولویتبندی جلسات مدیرعامل با سایر دپارتمانهای هلدینگ داتوان و همچنین جلسات و ملاقاتهای خارج از مجموعه، با رعایت زمانبندی و اهمیت موضوعات
◂ اطلاعرسانی بهموقع برنامه جلسات مدیرعامل به مسئول دفتر جهت اجرای پشتیبانیهای لازم (پذیرایی، هماهنگی پارکینگ میهمانان و آمادهسازی محل جلسه)
◂ تدوین دستور جلسه، تهیه صورتجلسه و پیگیری اجرای مصوبات تا حصول نتیجه
◂ نماینده مدیرعامل در جلسات هماهنگی بینواحدی در صورت تفویض اختیار
مکاتبات و امور اداری-حقوقی
◂ تهیه، بررسی و مدیریت مکاتبات رسمی با نهادهای دولتی، خصوصی، بانکی و حقوقی
◂ مدیریت و پیگیری قراردادها و امور تجاری در حوزه اختیارات دفتر مدیرعامل
◂ بایگانی و طبقهبندی اسناد محرمانه و راهبردی سازمان
هماهنگی با زیرمجموعههای هلدینگ
◂ ایجاد و حفظ هماهنگی مستمر میان دفتر مدیرعامل و شرکتهای زیرمجموعه (شاپکس، شیپیتو، کاوکس، پیکهاب، امنیتو)
◂ پیگیری روند اجرای تصمیمات راهبردی در سطح زیرمجموعهها و ارائه گزارش وضعیت به مدیرعامل
پروژههای راهبردی و گزارشدهی
◂ مدیریت و پیگیری پروژههای راهبردی ویژه (نظیر بازنگریهای دورهای استراتژی سازمان)
◂ تهیه گزارشها، تحلیلها و ارائههای مدیریتی برای هیئتمدیره و مدیرعامل
برند، ارتباطات و حضور دیجیتال
◂ راهبری استراتژی محتوا و مدیریت حضور سازمان در شبکههای اجتماعی (اینستاگرام، لینکدین)
◂ نظارت بر هماهنگی پیام سازمانی و برندسازی در تعاملات بیرونی
راهبری دفتر
◂ نظارت، هدایت و ارزیابی عملکرد مسئول دفتر
◂ نظارت بر امور لجستیکی و پشتیبانی دفتر شامل تأمین ملزومات اداری، هماهنگی تردد پرسنل/میهمانان و پارکینگ که توسط مسئول دفتر اجرا میشود
◂ مدیریت پروتکل و تشریفات میزبانی میهمانان و جلسات سطح بالا
اختیارات
◂ امضای مکاتبات اداری جاری دفتر مدیرعامل در چارچوب تفویض اختیار مدیرعامل
◂ دسترسی به اطلاعات و اسناد محرمانه سازمانی در حد نیاز شغلی (اصل حداقل دسترسی)
◂ نماینده مدیرعامل در جلسات هماهنگی با واحدها و زیرمجموعهها با تفویض موردی
◂ تأیید و کنترل هزینههای جاری دفتر مدیرعامل تا سقف مصوب
◂ ارجاع، تقسیمکار و نظارت بر عملکرد مسئول دفتر
شرایط احراز شغل
◂ تحصیلات: حداقل کارشناسی مدیریت، MBA، حقوق یا رشتههای مرتبط
◂ سابقه کار: حداقل ۳ تا ۵ سال سابقه مرتبط، ترجیحاً در نقشهای هماهنگی اجرایی یا دفتر مدیریت ارشد
◂ تسلط بر نگارش مکاتبات رسمی، اداری و حقوقی-تجاری به زبان فارسی و آشنایی با مکاتبات انگلیسی
◂ آشنایی با اصول مدیریت پروژه، برنامهریزی راهبردی و گزارشنویسی مدیریتی
◂ آشنایی کاری با ابزارهای اداری و همکاری تیمی (بسته آفیس، تقویم و ایمیل سازمانی، ابزارهای ارتباط تیمی)
شایستگیهای رفتاری و فردی
◂ رازداری و امانتداری بالا در برخورد با اطلاعات محرمانه
◂ توان مدیریت همزمان چند اولویت و کار تحت فشار زمانی
◂ مهارت ارتباطی و دیپلماسی سازمانی در تعامل با ذینفعان مختلف
◂ دقت، نظم و توجه به جزئیات در تهیه اسناد و مکاتبات
◂ روحیه مسئولیتپذیری و پیگیری تا حصول نتیجه
دسترسیهای سیستمی مورد نیاز
سطوح دسترسی زیر باید توسط واحد فناوری اطلاعات و با تأیید مدیرعامل برای این جایگاه تعریف شود:
| سیستم / ابزار | سطح دسترسی | توضیحات |
| ایمیل سازمانی دفتر مدیرعامل | کامل (مدیریتی) | مدیریت، پاسخگویی و بایگانی مکاتبات مدیرعامل |
| تقویم و سیستم زمانبندی مدیرعامل | ویرایش کامل | ثبت، تغییر و اولویتبندی جلسات و قرار ملاقاتها |
| سیستم آرشیو و مدیریت اسناد سازمانی | خواندن و نوشتن — سطح محرمانه | دسترسی به اسناد راهبردی و محرمانه در حد نیاز شغلی |
| پنلهای مدیریتی/گزارشگیری زیرمجموعهها | سطح نظارتی (مشاهده گزارشها) | شاپکس، شیپیتو، کاوکس، پیکهاب، امنیتو |
| سیستم مدیریت قراردادها | خواندن و نوشتن | پیگیری و مدیریت قراردادهای مرتبط با دفتر مدیرعامل |
| پنل مدیریت شبکههای اجتماعی | ادمین کامل | اینستاگرام و لینکدین سازمانی |
| سیستم مالی/بودجه دفتر مدیرعامل | مشاهده + ثبت هزینه تا سقف مصوب | بدون دسترسی به کلیت سیستم مالی سازمان |
| فضای اشتراکی/Google Drive سازمانی | ویرایش کامل | پوشههای دفتر مدیرعامل و پروژههای راهبردی |
| ابزار ارتباطات داخلی تیمی | مدیریت کانال دفتر مدیرعامل | ادمین کانالهای مرتبط با هماهنگی بینواحدی |
