الگوی پیشنهادی: تاریخ – موضوع – مخاطب
| هدف این استاندارد، ایجاد یک روش ساده، یکسان و قابل جست‌وجو برای نام‌گذاری فایل‌ها و پوشه‌های سازمانی است؛ به‌گونه‌ای که از روی نام فایل بتوان زمان، موضوع و مخاطب آن را سریع تشخیص داد. |
۱. الگوی اصلی نام‌گذاری
ساختار پیشنهادی برای نام فایل:
تاریخ-موضوع-مخاطب
نمونه:
۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ
معنای هر بخش:
• تاریخ: تاریخ ایجاد یا صدور سند، ترجیحاً به‌صورت ۸ رقمی و بدون جداکننده؛ مانند ۱۴۰۵۰۵۰۱.
• موضوع: عنوان کوتاه، روشن و قابل جست‌وجوی سند؛ مانند «قرارداد فروش کتاب».
• مخاطب: نام سازمان، واحد، شرکت یا فردی که سند برای او تهیه شده یا بیشترین ارتباط را با آن دارد؛ مانند «وزارت فرهنگ».
۲. قواعد نوشتن تاریخ
• قالب استاندارد تاریخ: سال + ماه + روز، در مجموع ۸ رقم؛ مثال: ۱۴۰۵۰۵۰۱.
• برای ماه و روز همیشه از دو رقم استفاده شود؛ مثلاً ۰۵ به‌جای ۵.
• در نام فایل از علامت / استفاده نشود، زیرا در بسیاری از سیستم‌عامل‌ها و سامانه‌ها مجاز نیست.
• در صورت استفاده سازمانی از تاریخ میلادی، همان قاعده به‌شکل YYYYMMDD رعایت شود؛ مثال: 20260823.
۳. قواعد نوشتن موضوع
• موضوع باید کوتاه و مشخص باشد؛ ترجیحاً بین ۲ تا ۷ واژه.
• از عبارت‌های مبهم مانند «فایل جدید»، «نسخه نهایی»، «متن»، «اسکن» یا «مهم» به‌عنوان موضوع اصلی خودداری شود.
• از کلمات کلیدی ثابت و شناخته‌شده استفاده شود؛ مانند قرارداد، صورتجلسه، گزارش، نامه، پیشنهاد، فاکتور، درخواست، دستورالعمل.
• در صورت وجود شماره قرارداد یا پروژه، می‌توان آن را پس از موضوع اضافه کرد؛ مثال: «قرارداد فروش کتاب-پروژه ۳۲».
۴. قواعد نوشتن مخاطب
• نام رسمی و کوتاه مخاطب نوشته شود.
• برای مخاطبان تکراری، یک شیوه ثابت انتخاب شود؛ مثلاً همیشه «وزارت فرهنگ» و نه یک‌بار «وزارت فرهنگ» و بار دیگر «وزارت ارشاد».
• اگر سند داخلی است، نام واحد سازمانی به‌عنوان مخاطب درج شود؛ مانند «منابع انسانی» یا «واحد مالی».
• اگر سند عمومی و بدون مخاطب مشخص است، می‌توان از واژه‌هایی مانند «داخلی»، «عمومی» یا نام پروژه استفاده کرد.
۵. جداکننده‌ها و فاصله‌ها
• سه بخش اصلی با خط تیره (-) از یکدیگر جدا شوند.
• برای سادگی در جست‌وجو و سازگاری با سامانه‌ها، از علائم خاص مانند / \ : * ? ” < > | در نام فایل استفاده نشود.
• از فاصله‌های تکراری و فاصله در ابتدا یا انتهای نام فایل خودداری شود.
• پسوند فایل (.pdf، .docx، .xlsx و …) بخشی از نام‌گذاری نیست و توسط نرم‌افزار یا سیستم‌عامل اضافه می‌شود.
۶. نسخه‌بندی فایل‌ها
اگر چند نسخه از یک سند وجود دارد، نسخه در انتهای نام و پس از مخاطب افزوده شود:
۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ-v01
۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ-v02
۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ-FINAL
• پیشنهاد: تا زمانی که سند در حال ویرایش است از v01، v02 و … استفاده شود.
• پس از تأیید رسمی، می‌توان از FINAL استفاده کرد؛ بهتر است هم‌زمان فقط یک فایل FINAL وجود داشته باشد.
۷. نمونه‌های پیشنهادی
| نوع سند | نمونه نام فایل |
| نامه رسمی | ۱۴۰۵۰۶۱۲-درخواست جلسه همکاری-شهرداری تهران |
| قرارداد | ۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ |
| گزارش | ۱۴۰۵۰۷۱۵-گزارش عملکرد ماهانه-مدیرعامل |
| صورتجلسه | ۱۴۰۵۰۸۰۳-صورتجلسه کمیته فنی-واحد فناوری اطلاعات |
| فاکتور | ۱۴۰۵۰۵۲۲-فاکتور خدمات پشتیبانی-شرکت نمونه |
| پیشنهاد | ۱۴۰۵۰۹۱۰-پیشنهاد همکاری لجستیکی-فروشگاه نمونه |
| سند داخلی | ۱۴۰۵۰۶۲۵-برنامه استخدام سه‌ماهه-منابع انسانی |
۸. نمونه‌های نام‌گذاری نامناسب و اصلاح آن‌ها
| نام نامناسب | نام پیشنهادی |
| قرارداد نهایی جدید.pdf | ۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ-FINAL.pdf |
| فایل ۲.docx | ۱۴۰۵۰۶۱۲-درخواست جلسه همکاری-شهرداری تهران-v02.docx |
| گزارش مرداد.xlsx | ۱۴۰۵۰۵۳۱-گزارش عملکرد مرداد-مدیرعامل.xlsx |
| Scan001.pdf | ۱۴۰۵۰۴۲۰-صورتجلسه هیئت‌مدیره-داخلی.pdf |
۹. پیشنهاد برای نام‌گذاری پوشه‌ها
برای پوشه‌ها نیز می‌توان از همین منطق استفاده کرد، اما معمولاً مخاطب یا پروژه در سطح پوشه اصلی قرار می‌گیرد.
• نمونه پوشه پروژه: ۱۴۰۵-پروژه فروش کتاب-وزارت فرهنگ
• نمونه پوشه سالانه: ۱۴۰۵-قراردادها
• نمونه ساختار: ۱۴۰۵ > قراردادها > وزارت فرهنگ > فایل‌های قرارداد
• از ایجاد پوشه‌هایی با نام‌های مبهم مانند «جدید»، «قدیمی»، «متفرقه»، «Temp» یا «کارها» تا حد امکان خودداری شود.
۱۰. استاندارد پیشنهادی نهایی سازمان
| YYYYMMDD-موضوع-مخاطب[-نسخه] |
مثال استاندارد:
۱۴۰۵۰۵۰۱-قرارداد فروش کتاب-وزارت فرهنگ-v01.pdf
چک‌لیست قبل از ذخیره فایل
• ☐ آیا تاریخ ۸ رقمی و صحیح است؟
• ☐ آیا موضوع کوتاه، دقیق و قابل جست‌وجو است؟
• ☐ آیا مخاطب به‌شکل ثابت و رسمی نوشته شده است؟
• ☐ آیا فقط از خط تیره برای جداسازی بخش‌های اصلی استفاده شده است؟
• ☐ آیا کاراکتر غیرمجاز در نام فایل وجود ندارد؟
• ☐ در صورت وجود چند نسخه، آیا شماره نسخه مشخص است؟
